PRIVAT OG JOBB: Jobbverktøy som e-post og Slack skal naturlig nok brukes til jobb. Men de fleste vil også kunne prate privat med kolleger, uten at sjefen skal lese alt man skriver. Heldigvis skal det mye til for at arbeidsgiver får innsyn, men de har muligheten. Foto: Ole Petter Baugerød Stokke
PRIVAT OG JOBB: Jobbverktøy som e-post og Slack skal naturlig nok brukes til jobb. Men de fleste vil også kunne prate privat med kolleger, uten at sjefen skal lese alt man skriver. Heldigvis skal det mye til for at arbeidsgiver får innsyn, men de har muligheten. Foto: Ole Petter Baugerød StokkeVis mer

Kan sjefen lese private meldinger på Slack og e-post?

Sjefen din kan lese privat chat, men må ha god grunn

Slack gjør det enklere, men i Norge skal det mye til for at sjefen kan lese meldinger og e-post.

Slack er et kommunikasjonsverktøy som brukes av over 50.000 selskaper, hvor de rundt 9 millioner ukentlige brukere kan prate sammen i både plenum og private meldinger.

Brukerne fikk forrige uke en e-post: Slack hadde fått nye personvernregler og verktøy. Én av nyhetene var en oppdatering av «eksporteringsverktøyene». Snart kan kunder av Slacks Plus-abonnement søke om tilgang til et «selvbetjent eksporingsverktøy».

De som administrerer selskapets Slack-konto kan da selv laste ned all data fra plattformen. «Dette inkluderer innholdet fra både offentlige og private kanaler samt direktemeldinger» skriver Slack.

Sistnevnte har skapt tilløp til panikk.

«Pass deg for hva du snakker om på Slack!» slo Daily Mail opp. «Slik vet du om sjefen kan laste ned dine private meldinger!» tipset Buzzfeed.

Men norske sjefer kan ikke laste ned private Slack-meldinger og e-post akkurat som det passer dem.

Sjefen må ha grunn til snoking

At sjefer kan se hva du skriver i private meldinger på Slack, er ikke noe nytt. Det nye er at Slack virker å gjøre det enklere med sitt selvbetjente verktøy. Og uansett har sjefer alltid hatt denne teoretiske muligheten i andre tjenester, som e-post.

- Men har sjefene lov til dette?

- De må følge et eget kapittel i personopplysningsforskriften, om «innsyn i e-postkasse med videre». De samme reglene gjelder både jobbens e-post og chat-tjenester, forteller juridisk seniorrådgiver Bård Soløy Ødegård i Datatilsynet til Dinside.

Reglene krever at sjefen har grunnlag til innsyn. Det kan enten være:

  • For å sikre den daglige driften. Eller «andre berettigede interesser», uten at dette spesifiseres. Men er du borte fra jobben i lengre tid og noe kritisk venter i innboksen din, som ikke kan skaffes på andre måter, kan dette gi krav på innsyn.
  • Mistanke om alvorlige forhold. Noe som er så alvorlig at det kan føre til at du får sparken, for eksempel at du har vært illojal eller brukt jobbens ressurser til å spre overgrepmateriale.

Men heller ikke om sjefen mener å ha en slik grunn, kan hun gjøre akkurat som hun vil.

Sjefen bør si fra først

Om sjefen skal snoke i dine private Slack-meldinger eller e-post, må hun følge en lang smørbrødliste av regler.

Blant annet må hun:

  • Bare søke etter det hun faktisk trenger. Det betyr for eksempel å søke etter det konkrete dokumentet hun trenger, uten å gå gjennom hele innboksen din. Inngrepet mot deg skal være proporsjonalt med.
  • Gi deg mulighet til å protestere, og være tilstede når innsynet skjer. Du har ingen formell rett til å protestere per se, men du skal kunne uttale deg. Dermed må også sjefen si fra om at hun skal gjøre et innsyn, og gi deg grunnen.
  • Holde seg langt unna privat data. Altså for eksempel e-poster og meldinger til venner og familie utenfor arbeidsplassen. Sjefen skal også gjerne gi deg muligheten til å fjerne eller sortere bort slikt før innsynet.

Det kan gjøres unntak fra reglene, for eksempel om jobben frykter at du skal slette det de leter etter.

- Men arbeidsgiver skal ha gode grunner for å gjøre unntak fra prosedyrereglene, forteller Ødegård.

Får mange klager

Ja, sjefen kan lese alt du skriver på jobbens tjenester, rent teknisk. Og ja, sjefen kan ha sitt på det tørre om hun gjør det. Men hun kan altså på ingen måte gjøre akkurat som hun vil.

- Vi får mange klagesaker på innsyn i e-post, sier Ødegård i Datatilsynet.

- I noen tilfeller ser vi alvorlige brudd på regelverket, hvor det også reageres med overtredelsesgebyr. Andre ganger er det helt legitime grunner til innsyn, og selv om det kan ha vært ganske inngripende, er det gjennomført på lovlig måte.

- Burde nordmenn som bruker Slack være klar over at sjefen kan få tilgang til alle private meldinger?

- Slack er programvare for arbeidsplassen, påpeker en talsperson hos Slack vi ikke får navngi.

- Dataene kontrolleres av din arbeidsgiver, som selv bestemmer arbeidsplassens regler for lagring, tilgang, endring, sletting, deling og oppbevaring.