Lag ditt perfekte arkiv

For en som lever i en nokså papirløs hverdag, er det utrolig hvor mye papir som kan bli oppsamlet i løpet av et skarve år. Nå er tiden inne til å slanke haugen ned til åtte sirlige og meningsfylte mapper.

Ser man på dokumentene en vanlig husholdning har liggende i skuffer og skap, og hvilke situasjoner de kan komme til nytte i, er det nemlig mulig å kaste kilovis for en vanlig papirhamstrer. En nyttig påminnelse er jo at lovverket setter begrensninger for hvor lenge det er noen vits i å beholde dokumentene. Her er våre analyser og råd - trinn for trinn gjennom diverse-bunkene:


Lønnsslippene

Lønnslippene kan være fornuftige å oppbevare i ett kalenderår, men ikke la hauger med gamle slipper formørke arkivet ditt. Kast dem, enkelt og greit, etter at du har mottatt årsoppgaven fra arbeidsgiveren din, og konstatert at den stemmer. Etter dette er det bare årsoppgaven du trenger som dokumentasjon til selvangivelsen.

Lag ditt perfekte arkiv


Kontoutskriftene

Kontoutskrifter er en utdøende rase dokumenter, og vi foreslår at du aldri har mer enn en årgang liggende i ditt personlige arkiv.

I teorien kan vi komme opp i tvister om hvorvidt en regning er betalt eller ikke i hele tre år etter et kjøp, slik at en eller annen dokumentasjon på at overføringer har skjedd er uomtvistelig kjekt å ha. Her kan du lese mer om hvordan du er sikret dette likevel - selv om du kaster.

Gamle selvangivelser

Vårt forslag er at du oppbevarer selvangivelsen med alle bilag i to år. Er du i den minste tvil om ditt forhold til skattemyndighetene, kan det å lagre dem i ti år vise seg å være en lav pris å betale for å unngå ubehageligheter.

Det finnes ingen formelle krav til at privatpersoner skal oppbevare selvangivelsen. "Melding om skatteoppgjøret" er en god erstatning, og tar dessuten mindre plass, men heller ikke den er det krav til å oppbevare dersom du ikke er spesielt interessert.

Før du kaster alle ligningspapirer bør du kanskje likevel ha reglene om endring av ligning i bakhodet. Ligningsmyndighetene kan nemlig endre ligningen til ugunst for skatteyter inntil 2 år etter utgangen av inntektsåret. Dersom skatteyter har gitt feilaktige opplysninger er imidlertid fristen 10 år.

Kvitteringene

Tommelfingerregelen her, er at du bør oppbevare kvitteringer for litt større kjøp i fem år.

Forbrukerkjøpsloven av 2002 legger premissene for hvor lenge du bør oppbevare kvitteringer for eksempelvis brune- og hvitevarer. Loven regulerer dine rettigheter til å reklamere på kjøp med vesentlige mangler. Dette har du rett til i minimum to år etter kjøpet. For gjenstander som er ment å vare vesentlig lenger enn to år er fristen på hele fem år. Skal du ha et arkiv som hjelper deg hvis du oppdager mangler, kan en tommelfingerregel være at du oppbevarer kvitteringene i fem år etter kjøpet.

Har du kjøpt en vare med garanti fra butikken eller leverandøren (garantitid er noe helt annet enn reklamasjonstid), bør du selvfølgelig oppbevare kvitteringen ut hele garantitiden. Hvor lang garantitiden kan være er helt opp til butikken, så her er det bare markedskreftene og garantiens ordlyd som avgjør lagringstiden.

Håndverkertjenester

Kvitteringer for håndverkertjenester bør du oppbevare i minst fem år etter arbeidet er utført. Ifølge Lov om håndverkertjenester kan nemlig reklamasjon ved arbeid på ting senest skje innen to år fra avslutningen av oppdraget. Ved arbeid på fast eiendom, er lengstefristen fem år.

Når du avtaler arbeidet, kan du bruke vår Håndverkerkontrakt, og oppbevare den sammen med kvitteringen.

Boligdokumenter

Kjøpekontrakt for boligen med alle vedlegg, som takstdokumenter, utskrift av grunnboka, osv bør du oppbevare i en egen skuff - lenge. Det er flere grunner til dette:

I følge Avhendingsloven har selgeren av din bolig ansvar for skjulte feil og skader i fem år etter salget. Salgsdokumentene viser hva som har vært tilgjengelig av informasjon ved ditt kjøp.


Dokumentasjonen av boligens utforming og formalitetene rundt den kan også komme til nytte, både mens du bor i boligen, og hvis du skal selge den. Ja, til og med i fem år etter at du har solgt den, vil du kunne ha nytte av dem.

Også kvitteringene for utførte håndverkertjenester kan du se i sammenheng med papirene du bør ha tilgjengelig hvis du skulle selge boligen din. I hele fem år etter salget, kan du nemlig bli utsatt for regresskrav fra kjøper, og da kan det være greit å ha kvitteringen fra håndverkeren liggende i mappen.

Verdipapirer

Vårt forslag er at du samler alle verdipapirer og dokumenter som aldri eller sjelden foreldes i en egen "hellig mappe", som du tar med deg ut døren hvis det skulle brenne. Du kan til og med vurdere å putte dem i bankboks, hvis du ikke synes det blir for tungvint.

Hvilke papirer som er aller viktigst, kan du lese mer om her.

Jobb-mappen

Verdien av jobb-mappen grenser til mappen ovenfor, men vi har likevel skilt dokumentene ut. Det kan nemlig være greiet å skille dem ut på en enkel måte når du skal ut i arbeidsmarkedet.

Her bør du lagre alle vitnemål, kursbevis, og attester fra tidligere arbeidsgivere, samt eventuelt en papirutskrift av din oppdaterte CV. Sistnevnte kan være kjekk å ha hvis filen plutselig er borte – det koster mye hodebry å rekonstruere din egen historie etter hvert.

 Foto: Karoline Brubæk
Foto: Karoline Brubæk Vis mer


Ansettelseskontrakt hos din nåværende arbeidsgiver lagrer du selvfølgelig i denne mappen.

Helsepapirer

I stedet for at dokumentasjonen om din egen og eventuelt dine barns helse ligger og slenger rundt omkring i skuffer og skap, kan du heller samle dem ett sted.

Her putter du alle legeattester, helsekort, vaksinasjonskort, og liknende papirer om helsehistorikken din.