Epost undergraver statlig åpenhet

Ifølge statens egne regler skal elektronisk post journalføres og arkiveres på lik linje med vanlige brev og telefaks. Med dagens systemer er det imidlertid umulig å kontrollere om reglene følges. Om offentlighetsloven følges er fullt og helt avhengig av den enkelte saksbehandlers vurdering.

Epost skaper hodebry for regjeringen og statsapparatet. Ifølge offentlighetsloven skal alle offentlige dokumenter, med få unntak, være tilgjengelig for innsyn. Dagens offentlige data- og arkivsystemer er imidlertid akterutseilt i forhold til den nye elektroniske hverdag.

Ifølge representanter for både stat og media medfører dette at viktige saksdokumenter lett kan unndras offentlighet.

Leder i Norsk Presseforbund, Arne Jensen, er bekymret:

- Epost går direkte til den enkelte saksbehandler som selv vurderer om innholdet skal journalføres. Dette fordrer en stor grad av disiplin og ikke minst lojalitet til offentlighetsloven av samtlige offentlige saksbehandlere, sier Jensen.

Staten bøyer seg for kritikken

Lovrådgiver Tonje Meinich i justisdepartementet er enig med Jensen i at epost som går direkte til den enkelte saksbehandler åpner for usikkerhet om offentlighetsloven blir fulgt.

- Når hver enkelt saksbehandler skal vurdere om et epost dokument skal journalføres eller ikke er det klart at usikkerheten omkring forholdet til offentlighet blir større, sier hun.

Byråkrat med kraftsalve

Fra byråkratenes egne rekker kommer følgende kraftsalve fra underdirektør Pål Bjørn Horsle i Statens Informasjonstjeneste

- Dagens offentlige arkivsystem er håpløst gammeldags i forhold til nye elektroniske kommunikasjonsformer, sier han.

Ifølge Horsle gir dagens system gode vilkår for saksbehandlere som ønsker å unndra dokumenter fra innsyn.

Åpner for ukultur

Stortingsrepresentant Gunnar Kvassheim, Venstre, støtter Horsles syn og legger til at det i dag hersker en ukultur i statsforvaltningen.

- Vi opplever at saksbehandlere har et forhold til åpenhet som er stikk i strid med offentlighetsloven. Det er derfor på høy tid at noe blir gjort, sier Kvassheim og henviser til at regjeringen skal ha klar en melding om revisjon av offentlighetsloven innen utgangen av april.

Ifølge Kvassheim blir epost problematikken et sentralt element i meldingen.