MÅ FØLGE REGLENE: Arbeidsgivere må følge personvernreglene som sier noe om når arbeidsgiver kan sjekke e-posten til en ansatt, og hvordan de skal gå frem. Men Datatilsynet får mange henvendelser om at disse reglene ikke blir fulgt. Foto: Shutterstock/NTB Scanpix
MÅ FØLGE REGLENE: Arbeidsgivere må følge personvernreglene som sier noe om når arbeidsgiver kan sjekke e-posten til en ansatt, og hvordan de skal gå frem. Men Datatilsynet får mange henvendelser om at disse reglene ikke blir fulgt. Foto: Shutterstock/NTB ScanpixVis mer

Kan arbeidsgiver sjekke e-posten din?

Arbeidstakere får e-posten sjekket av jobben

Det er ikke fritt frem for sjefen å gå inn i e-postkontoen din. Men etter alt å dømme er det en del arbeidsgivere som ikke følger disse reglene.

Innsyn i arbeidstakers e-post er et av temaene Datatilsynet får flest henvendelser om. Så langt i år har de mottatt rundt 200 henvendelser som gjelder dette.

Datatilsynet mottar aller flest henvendelser fra arbeidstakere, og en av problemstillingene som går igjen, er at arbeidsgiver har vært inne og sjekket arbeidstakers e-postkonto uten å gi vedkommende beskjed før etterpå.

Dermed lurer arbeidstaker på om dette er greit – og det er det ikke.

Ikke gode nok rutiner

For å kunne sjekke en ansatts e-postkonto, må det for eksempel ligge informasjon i e-postkassen som er nødvendig for å drive virksomheten, eller det er mistanker om grove brudd på arbeidstakerens plikter. Arbeidstakeren skal motta et varsel om dette på forhånd.

Men dette er det ikke alle arbeidsgivere som er klar over.

– Mange virksomheter kjenner til regelverket og har gode rutiner, men inntrykket mitt er at en del middels store og små bedrifter ikke er bevisst på disse reglene i det hele tatt, sier juridisk rådgiver Tobias Judin i Datatilsynet til Dinside.

Også en del arbeidsgivere henvender seg til Datatilsynet for å få nærmere informasjon om reglene.

Sjekker e-posten til de ansatte

Bakgrunnen for at arbeidsgiverne har gått inn i e-posten til en ansatt, er ofte en konflikt, hvor arbeidsgiveren vurderer å si opp vedkommende.

KAN SJEFEN SJEKKE E-POSTEN DIN? Ja - men det krever at han følger reglene både for når og hvordan man går frem. Og det er det ikke alle arbeidsgivere som gjør. Foto: Ole Petter Baugerød Stokke Vis mer

Judin påpeker at gode rutiner hos arbeidsgiver er viktig. Bryter de reglene om innsyn, kan Datatilsynet gi dem et overtredelsesgebyr.

– Vi skal håndheve dette regelverket, og har i noen tilfeller gitt et overtredelsesgebyr på 75.000 kroner til arbeidsgivere som bryter reglene for innsyn, sier Judin.

Mange arbeidstakere henvender seg også til Datatilsynet om hva som skal skje med e-postkontoen deres når de slutter i jobben.

– Enkelte virksomheter gjør rare ting, som å gi e-postkontoen videre til en annen ansatt. Denne skal slettes, sier Judin.

Må ha bevissthet rundt regelverket

Nina Melsom, direktør for tariff og medlemstjenester i NHO, sier til Dinside at de ikke har gjennomført undersøkelser om bedriftenes kunnskapsnivå når det gjelder personvern på dette området.

Samtidig understreker hun viktigheten av at både bedrifter og de ansatte vet om disse reglene.

– Bevissthet om personvern hos bedriftene er av stor betydning. Det er veldig viktig at bedriftene kjenner til disse reglene, som både sier noe om når man kan kreve innsyn i e-post, og hvordan man skal gå frem, sier Melsom.

Det at enkelte bedrifter, som i eksemplene fra Datatilsynet, ikke følger disse reglene, tror hun ofte skyldes uvitenhet. Og kanskje er det flere små virksomheter som mangler denne bevisstheten rundt personvern, tror Melsom.

– Det er snakk om et komplisert regelverk, og når man har mer ressurser har bedriftene ofte bedre rutiner på dette området, sier hun.

Bør lage rutiner for personvern

Er man som arbeidsgiver i tvil om regelverket, anbefaler hun å lage seg rutiner og få veiledning til dette enten med hjelp fra Datatilsynet eller NHO. Ikke minst blir dette viktig når de nye personvernreglene kommer i mai 2018.

– De nye reglene gir strengere krav til arbeidsgiver og det blir et høyere bøtenivå, påpeker Melsom.