Hvordan lagre Outlook-elementer?

Spørsmål:

Hei!

Jeg lurer på hvordan jeg kan lagre epost og adressebok i Outlook. Hvis jeg skal legge inn Windows på nytt, er det jo kjekt å vite hvor filene ligger og hvordan jeg skal få datene tilbake. Kan data lagres direkte fra Outlook? Hvis Outlook er korrupt, hvor ligger filene? I Netscape ligger jo alt under en katalog, men i Outlook?

Takk
Hilsen
Bjørn

Datadoktoren svarer:

Data i Outlook lagres i én eneste fil med etternavnet .pst. Denne filen kan i regelen kopieres akkurat slik du vil, og du kan oppgi at denne filen skal brukes hvis du f.eks. skal installere Windows på nytt. På denne måten kan du enkelt transportere dataene dine hvor du vil.

En enkel metode for å ta full kontroll over hele prosessen, er å velge "Import og Eksport" i Fil-menyen. I dialogen som dukker opp, kan du velge å eksportere et helt hierarki av epost, kontakter osv. til en Outlook-fil (.pst). Dette er i og for seg greit nok, men det som gjør denne metoden virkelig elegant, er at du kan filtrere hvilke elementer du vil ta med på en effektiv måte. Hvis du f.eks. vet at du har en rekke eposter med humoristiske filvedlegg som alle er over 2 MB, kan du sette opp et filter som ikke tar disse med for å spare plass.

Opprydning på lageret

Pst-filen kan bli enormt stor, og et godt alternativ til å filtrere epostene som beskrevet over er å rydde i mappene, og her er noen tips:

Før du eksporterer, kan det også være lurt å arkivere gamle elementer. Dette gjør du med kommandoen Fil/Arkiver. I dialogen som dukker opp, kan du velge å arkivere eldre elementer slik du vil, og det som skjer da er at disse elementene legges i en egen pst-fil.

Dessuten bør du tømme mappen med slettede elementer. Når du sletter en melding på normal måte ved å trykk Delete på meldingen, flyttes den nemlig bare over i mappen Slettede elementer. For å tømme mappen, kan du høyreklikke på mappenavnet og velge Tøm Slettede Elementer.

Hvis du fremdeles ser at filen blir i største laget, kan du søke frem meldinger med store vedlegg og sjekke innholdet (for sletting). Dette gjør du ved å velge Verktøy-menyen/Avansert Søk. I dialogboksen som dukker frem, kan du klikke "Flere valg" øverst. Da får du frem en dialog med valget Størrelse (kB) nederst, og her kan du oppgi hvor store eposter du skal finne.