Full kontroll over e-posten

Mottar du mye e-post, bør du absolutt sette opp e-postleseren din til å filtrere meldingene og legge dem i separate mapper. Du får mye bedre oversikt over innkommende post, og det blir også enklere å lete i meldingene som er lagret.

Alle programmer som håndterer e-post har mer eller mindre avanserte filtre for å bearbeide innkommende eller allerede mottatt post. I denne artikkelen bruker vi Microsoft Outlook Express og Netscape Messenger som eksempler, men de samme prinsippene gjelder også for andre populære gratis e-postleserne, som f.eks. Eudora Light.

Når trenger du filtre?

Behovet for å filtrere e-post varierer sterkt med hva slags bruker du er. Noen har to eller flere e-postadresser, både privat og på jobb, mens andre klarer seg lenge med en. Kraftbrukeren mottar gjerne hundrevis av meldinger hver dag, og må både sortere posten etter innhold, etter avsender og så fordele posten videre til sine kolleger. Andre mottar gjerne bare ti meldinger i uka og trenger kanskje bare sortere e-post fra venner, familie og jobb.

De fleste befinner seg mellom disse ytterpunktene et eller annet sted.. Hvis du liker å ha litt orden, og gjerne vil arkivere meldingene for senere referanser, er det absolutt verdt noen minutters innsats med å sette opp noen e-postfiltre.

Hva leter filtrene etter?

Selv om det er mange forskjellige programmer som håndterer e-post, har alle postmeldinger mange felles egenskaper. Dette gjør at det er mulig, og faktisk enkelt, å sortere posten automatisk.

I tillegg til selve teksten, har all e-post felter for mottaker, avsender, emne (”Subject”) og tidspunkt. Du kan definere ord som Filtrene skal lete etter, og hvis filteret finner disse ordene, setter det igang en prosess som behandler meldingen.

Det aller enkleste er å sortere på avsender, men det er også mulig å lete i emner. Du kan også kombinere begge, og i mer avanserte e-postprogrammer kan du kombinere enda flere egenskaper, og bygge opp ganske avanserte kriterier for hva filteret skal søke etter.

Meldingene behandles

Det neste som skjer, er at meldingen blir behandlet. Den kan for eksempel havne i en mappe som du har laget for nettopp denne type meldinger. Den kan også sendes videre, hvis det er en bestemt avsender eller et emne som du vil at andre skal ta seg av.

Mange tvilsomme virksomheter sender masseutsendelser om ”hvordan bli rik fort” til millioner av e-postadresser over hele verden. Dette kalles ”spam” (opprinnelsen til dette navnet diskuteres) og er noe de færreste setter pris på. Ved å sette opp et filter som leter etter ordene ”fast cash” i emnefeltet, kan du kaste uønskede meldinger som inneholder disse ordene rett i søpla. Problemet er at de som sender slike meldinger er ganske oppfinnsomme når det gjelder å finne på nye titler.

Du bør sette opp så mange mapper som du synes du trenger for å skille mellom forskjellige typer post. Du kan selvfølgelig endre dette når som helst, enten ved å lage nye mapper eller fjerne mapper som det viser seg ikke blir brukt.

Der er heldigvis også mulig å flytte meldinger mellom mappene manuelt, og du kan derfor kan du rydde i e-posten når det passer deg.

Slik gjør du

Outlook Express har ikke så mange avanserte muligheter, men likevel tilstrekkelig for de fleste.

Mapper lager du ved å trykke høyre musknapp når pekere er over listen med mapper. Så velger du ”Ny mappe”, skriver navn og velger hvor mappen skal ligge i mappe-listen.

For å sett opp filteret velger du ”Tools” og ”Inbox Assistant”. Da dukker dette skjembildet opp, hvor du skriver kriteriene filteret skal bruke direkte inn i feltene.

Deretter bestemmer du om meldingen skal flyttes eller kopieres til en bestemt mappe, sendes videre eller besvares automatisk. Du kan også velge å ikke laste ned meldingen og slette den fra e-post-serveren som tar seg av posten din.

Netscape Messenger har noe mer å by på. Mapper lages på samme måte som i Outlook Express, og filteret finner du som ”Message Filters” under ”Edit”- menyen. Her er det flere valgmuligheter, og du kan velge at filteret skal lete etter bestemte ord i ett eller flere felt og/eller i selve meldingen.

Deretter bestemmer du om filteret skal sjekke at ordet ikke finnes, eller er først eller sist i feltet. Programmet gir svært gode muligheter for å bygge opp logikken rundt sorteringen.

På samme måte som i Outlook Express kan du velge mellom flytting til en mappe, sletting og merking. Videresending og automatisk svar er ikke mulig verken i denne versjonen (4.06) eller den nyeste, versjon 4.5.