Bedre epost-dokumenter

Spørsmål:

Jeg har laget ett eller annet i f.eks. Word. Masse tekst/bilder. Jeg vil gjerne sende dette dokumentet til deg. Jeg vil være helt sikker på at det ser slik ut når du får det (på samme måte som PDF-filer).

Du skal egentlig bare printe det ut hos deg. Jeg har prøv med på "Skriv til fil" men det krever at du sitter med samme skriver som meg.

Hvordan skal jeg kunne "skrive" ut ett dokument (eller hva som helst) til ett TIFF-bilde som jeg så kan sende videre pr. epost?

Vennlig hilsen
Kjartan Nilsen

Datadoktoren svarer:

Hvis utgangspunktet ditt er Word, er det flere små håndgrep du kan gjøre for å sende dokumentet slik at det blir identisk på mottakerens maskin. Å konvertere til TIFF kan fungere hvis dokumentet er svært kort, men er dokumentet på mer enn én side bør du gjøre følgende:

Hvis du lagrer TrueType skrifter med dokumentet, er du sikker på at mottakeren kan skrive det ut på sin maskin. Foto: tk Vis mer

1. Legg ved skrifttypene i dokumentet
Svært mange problemer med utskrift på en annen maskin er relatert til at mottakeren ikke har de samme skrifttypene på sin maskin som du har på din. Det vil føre til at Word tilpasser med en annen skrifttype, og det hele blir bare surr. Du kan legge ved skrifttypene som er brukt i dokumentet på en enkel måte:

1. Klikk Verktøy-menyen, deretter Alternativer
2. Klikk skillearket merket "Lagre", og kryss av for "Bygg inn TrueType-skrifter"

På denne måten blir dokumentet litt større, men leseren får det frem på sin skjerm nærmest identisk

2. Mindre filer med GIF eller JPEG
Hvis du skal bruke bilder i dokumenter som skal sendes via epost, er det et godt tips å konvertere bildene til GIF eller JPEG før du legger dem inn i dokumentet. På denne måten gjør du dokumentet mye mindre.

Eksempel: Vi tok et skjermdump (1024 x 768) ved å trykke PrtScrn, limte det inn i et tomt dokument direkte. Når dette ble lagret, ble hele dokumentet 446 KB. Deretter konverterte vi til GIF med 256 farger og monterte bildet inn i et dokument og lagret dette. Resultat: 54 KB. Det siste dokumentet har nøyaktig samme kvalitet som det forrige i forhold til bildet. Sjekk denne artikkelen for å lære mer om komprimering.

Når du skal sette inn bildet, kan du velge Sett inn-menyen, deretter Bilde/Fra Fil.

3. Unngå hurtiglagring
Word har en funksjon for å lagre dokumenter hurtigere mens du jobber (lagrer bare endringene du gjør). Dette valget har imidlertid en tendens til å gjøre filene mye større enn det som er nødvendig, og bør derfor unngås hvis du planlegger å sende dokumentet pr. epost. Slik sjekker du hurtiglagring:

1. Klikk Verktøy-menyen, deretter Alternativer
2. Klikk skillearket merket "Lagre", og pass på at "Tillat hurtiglagring" ikke er krysset av.

4. Hvis det skal være lekkert på skjermen
Mange sender f.eks. søknader på epost, og da er det en fordel at dokumentet fremstår så lekkert som mulig på skjermen. Et smart knep er da å slå av stavekontrollen slik at mottakeren slipper å se på mange ord med rød understreking:

1. Merk hele dokumentet (trykk CTRL+A)
2. Velg Verktøy/Språk/Angi Språk og kryss av for alternativet "Ikke kontroller staving og grafikk"

Dette er en innstilling som bare gjelder akkurat den teksten du har merket i dette dokumentet.

Hva med TIFF?
TIFF er et grafikkformat som er svært plasskrevende, og det er ingen god løsning å konvertere hele dokumenter til dette formatet. Du risikerer også at oppløsningen blir for lav, slik at kvaliteten på mottakerens skriver blir dårlig.

Men det er en mulighet (hvis dokumentet er bare én side), og det er å kopiere tekst og bilder over til Photoshop, Paint eller et annet grafikkprogram. De fleste av disse programmene er i stand til å ta imot den miksen på en OK måte. Deretter kan du lagre som TIFF (eller GIF) og sende mottakeren dette.

Hva hvis mottakeren ikke har Word?
Et nesten fullgodt alternativ hvis mottakeren ikke har Word installert på sin PC, er å lagre i RTF-format (Rich Text Format). Dette formatet forstås av alle tekstbehandlere og sideombrekkingsprogrammer som PageMaker o.l. Det kan også inneholde bilder. Problemet er at dette formatet ikke kan lagre skrifttyper o.l., og disse må derfor være installert på mottakerens maskin.