Vis mer

Slik skriver du et formelt brev

Følger du dette oppsettet, blir du tatt alvorlig.

Én ting er å slenge fra seg noen vittige bemerkninger på Facebook. En helt annen ting er det å rette en formell henvendelse til en offentlig etat eller et privat selskap du har noe usnakket med.

I slike tilfeller lønner det seg å følge de formelle reglene for brevskriving. Ellers kan du risikere at brevet ditt blir kastet eller ikke blir lagt vekt på.

LES OGSÅ: Slik skriver du jobbsøknad

Brev er ikke «brev» lenger

Når vi snakker om «brev» i dag, mener vi som oftest e-post. Men selv om brevet ikke er på papir, er det smart å følge de formelle reglene for hvordan du skal uttrykke deg, hvordan teksten er satt opp og hva den skal inneholde av informasjon.

BREV: Penn og papir er ikke så vanlig lenger, og e-post blir stort sett godtatt av offentlige etater i dag. Foto: SHUTTERSTOCK/CHAMPION STUDIO/NTB SCANPIX Vis mer


Det er som oftest helt greit å sende søknader, klager og andre formelle henvendelser pr. e-post. Og ikke sjelden ligger malene for slikt som egne skjemaer på nettet.

Likevel er det fortsatt ofte slik at du må settet opp brevet selv.

LES OGSÅ: Skriftlig mal for lønnsbrev

Du trenger en mal

Noen ganger må være helt sikker på om den du sender brevet til virkelig har mottatt det. Da er det ingen vei utenom papirbrevet, helst sendt rekommandert.

Uansett om brevet sendes via papir eller elektronisk, så trenger du en mal. Da ser alt mye mer ordentlig og seriøst ut enn om du bare skriver fritt. Dessuten er det en fordel at brevet har en form som en sjef eller saksbehandler er vant til.

Både Norsk standard Norsk Nettskole og Nasjonal digital læringsarene (NDLA) har gode veiledninger, og vi har basert oss på disse.

LES OGSÅ: Slik klager du på ferien

Begynn med navnet ditt

Du begynner øverst til venstre. Her skriver du navn, adresse, e-post og telefon. Poststed skrives med store bokstaver. Slik:

Lise Klagemor
Grasrotveien 22
777 GRÅKAMMEN
E-post: [email protected]
Mobil: 555 666 999

BLANK SKJERM begynn med navnet ditt og fortsett med sted og dato i høyre marg. Foto: SHUTTERSTOCK/BRIAN A JACKSON/NTB SCANPIX Vis mer


Deretter kommer sted og dato. Høyrestill teksten eller bruk tabulatortasten, slik at teksten kommer til rett til høyre for postnummer og poststedet til mottakeren.

Slik:

Gråkammen, 29/2-2016

LES OGSÅ: Slik klager du på skatten

Oppgi mottaker

Så går du to-tre linjer ned og venstrestiller teksten igjen. Skriv navn og adresse på mottakeren. Ta gjerne med navnet på personen du henvender deg til, om du vet dette. Slik:

Gråkammen kemnerkontor
v/Erik Karlslien
Viddeveien 7
7777 GRÅKAMMEN

Deretter skriver du en tittel som oppsummerer saken du henvender deg om. Her kan du gjerne bruke utvidet skrift (men ikke store bokstaver - det ser litt for påståelig ut).

ENTYDIG:Tittelen bør beskrive kort hva henvendelsen gjelder. Foto: TORE NESET Vis mer


Om brevet er en del av en tidligere brevutveksling, kan du bruke tema som referanse. Eventuelt referansenummer, dersom henvendelsen retter seg til en stor bedrift eller en offentlig etat som opererer med slikt. Dette skriver i stedet for tittelen

Ref. saksnr. 2086894-3

eller

Ref. Parkeringsgebyr, Velfa Industrier

LES OGSÅ: Dette standardbrevet kan du bruke

Undertegn med navn, stilling og underskrift

Deretter skriver du selve brevet:

Den 29/2-2015 kl. 15.25 ble jeg ilagt et parkeringsgebyr på kroner 500 på parkeringsplassen utenfor min arbeidsplass, Velfa Industrier i Gråkammen næringspark.

Parkeringsbevis utstedt av min arbeidsgiver lå godt synlig gjennom bilens frontvindu, og avgidt er betalt av samme arbeidsgiver fram til 31/12-2016.

Jeg ber derfor om at kravet frafalles.

Så har vi kommet til slutten. Her undertegner du brevet med hilsen, navn og stilling (dersom dette er relevant for saken, som det jo er her):

Med vennlig hilsen
(håndsignatur - dersom det er papir)
Lise Klagemor
Driftskonsulent
Velfa Industrier

LES OGSÅ: Slutt med stil: Slik sier du opp jobben

«Dere», «De» eller «du»?

Jo kortere du skriver, desto bedre er det. Rot deg ikke inn i lange, detaljerte utlegninger. Vær konsis - husk at saksbehandlere og kundebehandlere som oftest har dårlig tid. Jo raskere du får fram poenget, desto raskere blir problemet løst.

IKKE SKRIK: Formelle brev bør ha en høflig tone. Foto: SHUTTERSTOCK/OLLYY/SCANPIX NTB Vis mer


Mange lurer på om de skal titulere den de skriver til med «dere» eller «du». Her er regelen at du bruker «du» når du skriver til en konkret person og «dere» når du henvender deg til en bedrift eller institusjon uten å vite hvem som leser brevet. «De» og «Deres» har forlengst gått av moten, og brevet ditt vil nok virke i overkant høytidelig om du bruker disse formene.

Dersom du sitter på papirer som dokumenterer saksforholdet - ta kopi og legg dem ved. Bruker du e-post, er pdf et universelt format som alle typer PC-er og programvare leser. Både Word-dokumenter, og innskannede papirdokumenter kan enkelt konverteres til dette formatet. Også fotografier kan konverteres til pdf, men her er det nok like greit å bruke jpeg/jpg-formatet.

Oppgi hvilke dokumenter og bilder du har lagt ved, enten inne i teksten eller mellom hovedteksten og underskriften. Slik:

Vedlagt kvittering for parkeringsgebyr

LES OGSÅ: Slik skriver du testamente

Egne regler for e-post

Dui kan som sagt gjerne bruke papirbrevmalen når du sender henvendelser via e-post. Men det finnes også egne retningslinjer for hvordan du setter opp et formelt, elektronisk brev.

I Språkrådets forslag til mal (nynorsk) pekes det på at de fleste innleder en e-post med et uformelt «hei» med komma etter.

INNLEDNINGEN: «Kjære» kan virke litt for overstrømmende i formelle sammenhenger. Et «hei» er som oftest nok. Foto: SHUTTERSTOCK/STOCKSOLUTIONS/SCANPIX NTB Vis mer


Her har du ifølge Språkrådet to muligheter: «Hei» med og uten utropstegn. Den engelsk/amerikanske formen med komma etter navnet («Dear Mr. Jones, ») skal ikke brukes i Norge.

- Dersom du ikke kjenner mottakeren, eller du ønsker et mer formelt preg, er det best å ikke sette noe tegn etter hilsenen. Da er det også mest naturlig å ta med etternavnet, skriver de.

Altså slik:

Hei, Lise eller Lise Klagemor

LES OGSÅ: Her er Norges klagenemnder

For alle del: Ikke «Hei, skatteetaten!»

Om henvendelsen gjelder bedriften eller etaten generelt, skriver du bare navnet på denne. Og altså ikke «Hei, Gråkammen kemnerkontor!».
Noen vil kanskje mene at «kjære» er et uttrykk som passer bedre på noen de virkelig er glade i enn på parkeringsselskapet eller skattefuten.

Språkrådet mener likevel at ordet kan brukes i visse tilfeller i formelle sammenhenger:

Om du skal sende e-post til personer du ikke kjenner fra før, kan Hei – med eller uten utropstegn – oppfattes som en tanke for intimt og påtrengende. Løsningen kan være et generelt beskrivende substantiv, for eksempel:

Kjære kunde

Språkrådet anbefaler også at du undertegner med «Med vennlig hilsen» og ikke forkortelser som «Vh.» eller «Mvh.».

Om du har en fantasifull eller «morsom» e-postadresse som [email protected] bør du ikke bruke denne i formelle henvendelser. Bruk heller en nøytral variant, men helst ikke jobbadressen din. Slikt kan det nemlig bli misforståelser av.

LES OGSÅ: Slik går du fram om du vil klage på noe du har kjøpt

Gode tips fra Språkrådet

Her er Språkrådets øvrige anbefalinger (oversatt til bokmål og bearbeidet litt av oss):

  • Gi e-posten en informativ og dekkende overskrift i emnefeltet. Da kan mottakeren prioritere saken riktig.
  • Skriv hovedbudskapet først og unngå å ta opp flere tema i én melding.
  • Ikke skriv om flere saksforhold i samme e-post. Skriv heller flere, med én sak i hver.
  • Skriv klart og konsist, med korte avsnitt og oversiktlig oppsett
  • Bruk en blank linje etter den innledende hilsenen og mellom avsnittene. Før avslutningshilsenen kan du godt bruke to linjer
  • Unngå å bruke store bokstaver for å fremheve noe. Det blir lett oppfattet som «skriking»
  • Unngå å bruke tekstmarkeringer som kursiv og halvfet. Dette kan ikke leses i alle e-postprogrammer
  • Send e-posten som ren tekst, slik at du er sikker på at alle kan lese den. Bruk det allmenne pdf-formatet for vedlegg
  • Les alltid gjennom meldingen før du sender den
  • La mottakeren få vite hvilke andre personer du sender meldingen til. Blindkopi bør bare brukes internt på arbeidsplassen eller i tilfeller der du ønsker å hindre at e-postadresser blir spredt.
  • Selve standardbrevet

    Standard Norge har som oppgave å lage felles maler på mye og mangt her i landet.

    Og selvsagt har de en mal også for formelle brev.

    Vis mer

    Denne er svært detaljert, spesielt når det gjelder marger og linjeavstand. Kanskje ikke så relevant så lenger du bruker e-post, men oppsettet kan være fin å bruke som mal for at det hele skal se ryddig og ordentlig ut:;