<b>FORSTYRRELSER?</b> Å jobbe effektivt er ikke like lett hvis du stadig blir forstyrret av e-poster, telefoner og diverse samtaler. Foto: FOTOLIA/NTB SCANPIX
FORSTYRRELSER? Å jobbe effektivt er ikke like lett hvis du stadig blir forstyrret av e-poster, telefoner og diverse samtaler. Foto: FOTOLIA/NTB SCANPIXVis mer

Slik jobber du mer effektivt

Styr unna tidstyvene når du er på jobb.

Flertallet av oss kjenner oss igjen i konseptet; man gjør alt annet enn det man bør gjøre. Utsetter.

Plutselig blir det viktigere å ta seg en ekstra lang lunsj, enn å forberede seg på den store presentasjonen du har i morgen. Det føles riktigere å se på søppel-TV i noen timer på hjemmekontoret, enn å få orden i det regnskapet som snart skal leveres inn.

Her er de vanligste tidstyvene, og tips om hvordan du hanskes med dem.

LES OGSÅ: Endringer for norske arbeidstakere

Avbrytelsene stjeler arbeidstid

CECILIE THUNEM-SAANUM. Foto: SONDRE STEEN HOLVIK Vis mer


Cecilie Thunem-Saanum er foredragsholder og ekspert på kommunikasjon og tidsbruk, og skriver også bok om samme tema.

Ifølge Thunem-Saanum er én av de største utfordringene vi møter på i arbeidshverdagen avbrytelser.

- Vi går så vidt i gang med en oppgave, men rekker ikke å fordype oss før vi blir avbrutt. Mange har mye å hente på å bli flinkere til å sette grenser, sier tidsbrukseksperten.

Det samme gjelder for e-post. Les her hvordan e-posten kan ta knekken på konsentrasjonen din

– Når mennesker eller mail står og «hopper» foran oss slipper vi altfor ofte andre saker og prioriterer dem som «roper» høyest, selv om andre gjøremål er viktigere.

Hun nevner også møter som en vanlig tidstyv, da de kan oppleves som bortkastede fordi innholdet ikke stemmer med agenda – ofte går de også på overtid.

Thunem-Saanum forklarer at nøkkelen til et godt møte ligger i forberedelsene; man bør sørge for å gjøre tidsrammen og formålet klart i forkant.

LES OGSÅ: Lysten på ny jobb? Slik skriver du søknad

Bruk lister som hjelpemiddel

Kjersti Veel Krauss har vært freelancejournalist og –fotograf i åtte år. For å klare seg i sitt relativt usikre og svært frie yrke, har hun vært nødt til å utvikle gode arbeidsrutiner og knallhard disiplin.

Krauss forteller at hun hver uke setter seg ned og lager en liste over oppgavene hun må gjennomføre; saker som skal skrives, kunder som bør kontaktes, telefoner som må tas.

– Ingenting er for lite, men alt skal være realistisk å få til i løpet av fem arbeidsdager, sier journalisten.

Én gang i halvåret setter hun seg og tenker i større linjer. Hvor vil hun være om enda et halvt år?

– Jeg skriver ned langtidsmål og planer. Disse listene mine er hellige og jeg føler meg elendig om jeg ikke klarer å følge opp og krysse av for fullførte oppgaver.

Er multitasking effektivt?

Det er slett ikke sjelden man hører at «menn ikke kan gjøre flere ting på én gang». Om det er sant eller ikke, vil hun ikke ta stilling til, men tidsbruksekspert Thunem-Saanum har i alle fall en gladnyhet på lager.

– Det er oftest mer effektivt å monotaske enn å multitaske. Når vi er helt til stede og har fullt fokus på en oppgave øker kvaliteten på jobben vi gjør, avslutter hun.

Thunem-Sannum har også tidligere gitt Dinsides lesere råd om hvordan man kan holde på konsentrasjonen når man er på jobb.

Hjemme eller på kontoret?

EFFEKTIVT? Hjemmekontor kan fungere for enkelte, mens andre lar seg distrahere av husarbeid og andre ting som burde vært gjort. Foto: MASKOT/NTB SCANPIX Vis mer


For mange er det et spørsmål om det er best å jobbe hjemme eller å ha kontoret som fast arbeidsplass. I en landsrepresentativ undersøkelse gjort av InFact for rekrutteringsselskapet Centric i fjor, kom det frem at kun 17,5 prosent av nordmenn jobber mest effektivt på hjemmebane.

Det mener Thunem-Saanum har å gjøre med fristelsen til å gjøre andre ting.

- Vi legger gjerne merke til at kjøkkenbordet burde vaskes, at blomstene fra sist helg er visne, at både søpla og oppvaskmaskinen må tømmes eller at klesvasken settes på, sier hun.

Foredragsholderen nevner også den motsatte problemstillingen: At vi blir for komfortable:

- Kanskje flyttes hjemmekontoret til godstolen, og holdningen vår blir deretter.

Unntaket fra regelen er mellomlederne. Her er det mange som klarer å jobbe minst like effektivt hjemme som på arbeidsplassen, om ikke enda bedre.

- Mellomledere slites ofte mellom planlagte oppgaver og problemstillinger som dukker opp ad-hoc som følge av personalansvar. Det kan nok forklare hvorfor såpass mange av dem mener de er mest effektive på hjemmekontoret sammenlignet med andre, sa administrerende direktør i Centric, Per Christian Johansen, til Dagens Næringsliv i fjor.

Ekspertens beste tips

Tidsbrukseksperten Thunem-Saanum har flere gode tips på lager når det gjelder å jobbe mest mulig effektivt – enten det er hjemme eller på kontoret med kollegaer.

#1 Ha tydelige prioriteringer: Hva er viktigst og hvorfor? Før du begynner arbeidsdagen, bør du ha klart for deg hva dagens oppgaver skal være. Det gjør det lettere å holde fokus og gir et godt grunnlag når raske beslutninger eller omprioriteringer må skje.

#2 Sett opp delmål og gi deg selv tidsfrister underveis. Ting tar ofte den tiden vi gir dem på forhånd og vi blir gjerne mer effektive når vi vet at vi har tilmålt tid til en oppgave.

#3 Ta gode pauser. En god pause trenger ikke være lang; det er like viktig med små, jevnlige avbrekk fra arbeidet gjennom dagen.

– Slike små pusterom hjelper hodet vårt å nullstille seg og bidrar til at vi er effektive i vår neste arbeidsøkt, sier Thunem-Saanum.

#4 Gjør unna de viktigste oppgavene tidlig på dagen. De aller fleste er mest effektive i starten av arbeidsdagen. Få unna høykonsentrasjonsoppgaver på formiddagen – sett møter og ad hoc-arbeid på vent frem til etter lunsjpausen.

MERK: Denne saken er levert av Angelica Martinsen, student ved NKH.