Ti smarte e-mail triks

Skal du være effektiv på jobben, må du bli bedre til å håndtere e-mail.

Gode råd for hvordan du blir det, kan du få i boken The Hamster Revolution: Stop Info-Glut and Reclaim Your Life!”, av Mike Song, Vicki Halsey og Tim Burress, som står bak et konsulentfirma som gir råd om effektiv bruk av e-mail, ifølge CNN Money.

Ti effektive råd

Boken gir en rekke gode råd for hvordan du kan bli mer effektiv på jobb, og her er de ti gode rådene om smart e-mailbruk:

1) Send færre mailer. Ikke bruk "svar til alle" og "kopi" alt for ofte. Og vær forsiktig med å sende til hele grupper av ansatte. Send målrettede mailer, i stedet for å spre dem. På den måten får du også færre mailer i retur.

2) Dine mailer er som en bumerang. Send fem mailer, og du får i snitt tre tilbake. Hvis du kan eliminere bare én av fem mail du sender, så mottar du også færre.

3) Stopp opp et øyeblikk før du sender. Før du trykker på send-knappen, tenk deg om. Er denne mailen viktig? Vil den hjelpe mottakeren med å gjøre jobben sin bedre? Vil den hjelpe deg og din bedrift? Hvis ikke - ikke send den.

Ti e-mail tips

Dette er... (Avsluttet)
Gode råd(60%) 81
Dårlige råd(40%) 54
Avstvemningen er ikke styrt og reflekterer kun lesernes egne meninger.


4) Vær høflig - inntil et visst punkt. Du trenger ikke å sende en "takk-mail" tilbake hver gang. Du kan for eksempel skrive i dine mailer - TTI "Takk trengs ikke". Eller TIS "Trenger ikke svar". Tenk på alle de mer eller mindre likegyldige mailene du slipper å åpne.

5) Planlegg LIVE-diskusjoner. Vær forsiktig med å sende mailer som oppfordrer til lange og reflekterende svar om komplekse problemstillinger. Ring heller i stedet - eller sett opp et møte, for å diskutere problemstillingene. Dermed slipper du også å tenke på alle de lange svarene du skal lese...

6) Stram opp på emnefeltet. Vage formuleringer i emnefeltet gjør det vanskeligere å finne mailen senere. Vær presis i emnefeltet!

7) Vær strukturert når du skriver. Skriv kort og presist. Hva er formålet med din mail? Gjør rede for ditt synspunkt, og skriv til slutt hvordan du/dere kommer videre.

8) Spar på mailene med omtanke. Spør deg selv: Hva er sjansen for at jeg skal bruke denne igjen? Sorter og slett smart, og hold på denne måte volumen nede.

9) Sorter dine mailer på en smart måte. Vær forsiktig med å ha mapper i innboksen hvor innholdet kan være alt mellom himmel og jord. Vær presis, slik at mailer er enkle å finne igjen.

10) Coach andre (det er jo så populært). Vær ikke redd for å sende gode råd til andre. På den måte kommer du til å lide mindre under deres ustrukturerte forhold til mailer.

Tips en venn om denne artikkelen.
Kilde: www.cnnmoney.com og www.hamsterrevolution.com.

Mer om e-mail: