Sjefens e-postmal

JOBB: Hvordan du skriver e-post på jobben avslører deg. Se e-post tipsene til sjefen, og sjekk hvor mange feller han går i.

Fjerner du mobiltelefonene og e-posten fra dagens arbeidsplasser får du fort et problem. Men store muligheter gir også fallgruver. E-posten kan nemlig kritiseres både når den brukes for mye, for lite, og for likegyldig.

Men hva sier e-posten din om deg?

- Mye, sier David A. Owens, professor ved Vanderbilt University's Owen School of Management. Den avslører hvilken jobbstatus du har, dine arbeidsvaner, stressnivå og gir ett innsyn i din personlighet.

- Generelt har e-poster fra de med ledende stillinger en mer formell tone. Samtidig mangler de ofte detaljgraden til de som er i mellomledersjiktet og nedover. Bruken av sitater, smileys, og moro-mail er derimot langt mer vanlig hos dem med lav jobbstatus.

Der er ofte e-post-korrespondansen oppdragsorientert, og det er greit med en mer avslappet tone, sier Owens.

Si din mening:

Hva er mest irriterende når sjefen sender e-post? (Avsluttet)
Upresise e-poster(22%) 42
Han/hun svarer aldri(20%) 37
De er fulle av skrivefeil(20%) 37
Meningsløse tråder som aldri slutter(11%) 21
Sender alltid sure / spydige e-poster(9%) 16
Skjønner ikke en pip(8%) 15
For mye humor/smilefjes(6%) 12
For mye underbuksehumor(4%) 8
Avstvemningen er ikke styrt og reflekterer kun lesernes egne meninger.


Her er Owens 10 e-posttips:

  • Kun en kilde. E-post er ikke løsningen på alt, det er også nyttig å kunne se folk i øynene. Enkelte tror de kan styre hele firmaer via ukentlige e-poster. Det er en forenkling av virkeligheten. Ikke undervurder betydningen av å prate med folk, enten direkte eller via telefonen.

    Den største faren ved e-post er at du ikke når fram med hele budskapet til alle de ansatte. Det igjen gjør at de ansatte detter av lasset.

  • Bruk korte tråder. Unngå meningsløst lange e-post-utvekslinger. Når emnefeltet er fullt av svar (Re:) og videresend (Fw:) tegn har de fleste falt av uansett.

    Husk at e-poster over en side sjelden leses med en gang. De utsettes til senere – eller i morgen. Husk: Det kommer alltid et punkt hvor ytterligere e-post-utveksling blir bortkastet tid.
  • Vær presis. Om mottagerne av e-posten din må dekode meldingen før de forstår den er det hele bortkastet. Pass på at du er kort og konsis. Si hva du vil skal skje, og start allerede i emne-feltet.

    Blir det likevel en lang tråd er det lurt å endre emneteksten med jevne mellomrom, ellers vil mange av leserne tro at dere fortsatt tværer på det samme temaet.

    Trenger du egentlig å fylle ut “kopi” linja? I en travel hverdag kan du godt hoppe over de som ikke er direkte berørt.

    Har du flere agendaer du vil gjennomføre kan du sette inn tagger med hvert punkt i e-posten for å gjøre den mer oversiktlig.

  • Be om spørsmål og bekreftelse. Be mottagerne om å bekrefte at meldingen er mottatt og forstått. Eller be de om å spørre hvis det er noe de lurer på.
  • Ikke vær en hissigpropp. Ikke send sure og spydige e-poster om du er forbannet. Husk at e-poster er lette å videresende…

    Kritikk bør gis på tomannshånd – ros derimot kan du gjerne dele med flere.

  • Humor: Humor i hverdagen er viktig, også i e-poster. For mange smilyer " :-)" og vitser får likevel ingen ubetinget anbefaling.

    Tesen er at for mye humor øker risikoen for at de ansatte vil få problemer med å skille humorbrevene fra dine seriøse e-poster.

  • Vent fem minutter. Å bruke e-post er en av de raskeste kommunikasjonsformene som finnes. Ulempen er at de er vanskelige og vanligvis umulige å trekke tilbake.

    Legg inn en buffer i Outlook slik at e-postene dine ikke sendes før etter fem minutter. Dermed får du tid til avbryte dårlige idèer og illsinte e-poster som kan slå tilbake på deg selv.


  • Svar: Sett av tid til å svare på e-poster du selv har fått. Har du ikke tid til å gjøre jobben selv må du bli flinkere til å delegere.

    Det er aldri for sent å svare. Det eneste du trenger er en god unnskyldning for forsinkelsen.

  • Tren. Sliter du med å sende informative e-poster? Husk at ansatte som ikke ser deg ansikt til ansikt i deg daglige vil bedømme din innsats ut i fra hva du skriver.

    Øvelse gjør mester.

  • Stavefeil: Hvis du ikke kan skrive – få noen til å lese korrektur.
Kilde: Bcentral.com