Slik bruker du Outlook smartere

De fleste bruker bare en brøkdel av Outlooks mange funksjoner. Slik blir du ekspert! (Publisert første gang september 2007)

Vi tar neppe veldig feil om vi sier at Outlook er verdens mest brukte epost-program.

Men - vi tar heller neppe feil om vi påstår at de fleste ikke kan så mye mer om Outlook enn at de kan sende og motta epost heller.

De mer avanserte kan flagge for oppfølging, lage kalenderavtaler og opprette et filter som sender epost i riktige mapper, men vi har inntrykk av at veldig få benytter seg av Outlooks mer avanserte funksjoner.

I denne artikkelen skal vi se på 10 funksjoner i Outlook som du kanskje ikke kunne fra før, men som egentlig ikke er så vanskelige å få til. Kanskje vet du om en godt gjemt funksjon som du selv bruker flittig også? I så fall er du herved invitert til å dele dem i debatten under artikkelen.

1. Søkemapper

En av Outlooks mest oversette funksjoner er søkemappene. Når du installerer Outlook ligger det fire eksempelmapper der fra før, men du kan også definere egne. Søkemappene er virtuelle mapper som samler eposter som tilfredsstiller et gitt kriterie.

Kanskje vil du ha en "mappe" der du har alle vedlegg over en viss størrelse, en mappe med alle eposter som er sendt til alle på jobben eller en med alle epostmeldinger du har flagget for oppfølging? Du kan sette opp en regel for hvilke eposter som vises i søkemappa, men epostene forblir i sin opprinnelige mappe.

La oss demonstrere med et eksempel. I dette eksempelet skal jeg opprette en søkemappe som automatisk viser meg "nye saker"-epostene som sendes ut her på bruket hver gang det publiseres en artikkel:


2. Angre i flere trinn

Denne visste du kanskje om, men det er fullt mulig å angre det du gjør i Outlook. Hvis du får slettet en epost du ikke burde ha slettet, trenger du ikke å gå inn i slettede elementer for å finne den tilbake igjen. Ctrl+z eller rediger->angre gjør at du angrer det siste du gjorde, og denne kan brukes flere ganger for å angre flere handlinger.

3. "Ja, hva var nå det igjen?"

Kjenner du deg igjen? Du får en epost og kan ikke huske akkurat hva som har blitt sagt tidligere. Det er da "søk etter beslektede elementer kommer inn i bildet.

Vis mer


Du høyreklikker på innslaget, velger søk etter alle->beslektede meldinger, og etter litt kverning finner Outlook frem alle epostene du har sendt og mottatt om det aktuelle emnet. Som du ser av menyen kan du også finne alle eposter du har mottatt fra vedkommende.

4. Ikke rør musa

Outlook er full av hurtigtaster som gjør at du i ditt daglige virke sannsynligvis ikke trenger å røre musa i det hele tatt.

Her er de mest elementære - resten kan du se ved å klikke i toppmenyen (den aktiveres med alt-knappen):

CTRL+SHIFT+M - Ny epostmelding (kan også være CTRL+N dersom du ser på en epostmappe)
CTRL+K - Sjekker at du har skrevet navnet riktig hvis du sender til noen andre på jobben
(TAB - Bytter mellom feltene i en ny epost, eller mellom panelene når du ser på "hovedsiden")
CTRL+Enter - Sender eposten
CTRL+R - Sende svar (reply)
CTRL+SHIFT+R - Sende svar til alle (reply to all)
CTRL+F - Videresende (forward)

5. Meld deg ut

En gang i blant opplever du sikkert at en eller annen sender en epost til alle på jobben, og deretter kommer det haugevis av svar, der mange av dem ofte kan være litt useriøse (det gjør det i hert fall hos oss). Hvis du ikke gidder å få flere eposter knyttet til det aktuelle temaet, kan du raskt sette opp et filter som sletter påfølgende eposter:


I det hele tatt er regelmotoren verdt å sette seg inn i - den kan spare deg for mye unødvendig flytting av epost, sletting av epost og den slags. For eksempel kan du gjøre slik at alle eposter med "lønnsslipp" i emnefeltet automatisk flyttes til en egnet mappe, eller legge alle eposter fra gutta som inneholder et vedlegg i "snusk"-mappa.

6. Blokkér spam

Her på jobben har vi et ganske effektivt spamfilter, men det hender at noe slipper igjennom. For å redusere mengden spam er det et par grep du kan gjøre:

Vis mer

a) Blokkere avsenderen. Dette gjør du slik:

b) Blokkere toppdomener - hvor ofte får du egentlig epost fra Latvia? Sannsynligheten for at det i så fall er spam er rimelig høy, for å si det sånn. Slik blokkerer du utlandet:

Vis mer


Som du ser av bildet kan du også legge til avsendere i listen over klarerte mottakere slik at deres eposter slipper igjennom uansett.

7. Send forsinket

I Outlook kan du også sende forsinket e-post; altså på den måten at du selv kan angi når eposten skal sendes ut. Dette er kjekt hvis du vil gi et inntrykk av at du jobber overtid mens du egentlig har reist hjem, men du kan også bruke det til mer fornuftige ting.

Ett triks som jeg selv bruker en gang i blant er som følger: Jeg har sendt en forespørsel om et eller annet, og mottakeren svarer at "jeg sender deg dokumentet i morgen!".

I stedet for å svare "fint!" med en gang, kan jeg heller legge inn en forsinkelse på eposten, slik at jeg svarer på torsdag morgen. Når mottakeren da leser epost, får jeg minnet ham på at han skulle sende meg dokumentet, og det uten at det fremgår at jeg maser.

Du oppretter ganske enkelt en ny epost, velger "alternativer" og "utsett levering". Følgende eksempel viser hvordan du kan sende ut en e-post tidlig en torsdag morgen:

Vis mer


PS! Outlook må kjøre for at det skal fungere!

8. Trekk tilbake e-post

Oi. Du skulle visst ikke ta "svar til alle", og nå er det for seint - eposten er sendt og du har dummet deg ut for alle på jobb.

Neida, du kan faktisk trekke tilbake en epost, forutsatt at mottakeren ikke har lest den og at de også bruker Outlook. Slik gjør du:

Vis mer


9. Backup på eksternt media

Har du en del epost du nødig vil miste? Slik kan du ta backup av dem, for eksempel til en ekstern harddisk, til en katalog som du senere har tenkt til å brenne ut på DVD e.l.

1. Velg fil -> datafilbehandling...
2. Velg legg til...
3. Velg hva slags datafil du vil opprette. Hvis du har behov for kompatibilitet med tidligere Outlook-versjoner velger du den siste.
4. Naviger til katalogen der du vil lagre fila og gi den et navn.
5. Navngi arkivet - f.eks. 2006 - E-post fra Marianne. Du kan også kryptere innholdet ved å angi et passord
6. Trykk OK. Nå vises arkivet i mappestrukturen i Outlook
7. Du kan nå dra eposter/kataloger til arkivet (kanskje du kan kombinere dette med søkemappa du lagde i punkt 1?)
8. Når du er ferdig, høyreklikker du på arkivfila og velger "lukk".

10. For deg som glemmer vedlegg

Det siste trikset er også det mest avanserte. Mark Bird har laget et skript på sin hjemmeside, som må modifiseres litt for å passe til norske utgaver av Outlook.

Trikset går ut på å lage en makro som minner deg på å legge ved et vedlegg dersom enkelte ord forekommer i teksten. I dette eksempelet har jeg lagt inn ordene "legger ved", "vedlagt" og "lagt ved" som triggere, men du ser sikkert hvordan du kan legge til andre fraser, for eksempel "dokumentet", "fila" etc.

Gå først til verktøy->makro->visual basic editor. Her ekspanderer du den aktive katalogen slik at ThisOutlookSession vises. Dobbeltklikk slik at du får opp en rute.

Lim inn følgende:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim m As Variant
Dim strMelding As String
Dim intSjekklengde As Long, intFunnet As Long
Dim intAntallVedlegg As Integer, intStandardAntallVedlegg As Integer

On Error GoTo handleError

'Hvis du har en signatur som bruker vedlegg, kan du kompensere ved å øke denne verdien med antall elementer
intStandardAntallVedlegg = 0

strMelding = LCase(Item.Body)

'Vi vil bare lete i meldingen du selv har skrevet; ikke den som har blitt videresendt eller svart på. Hvis du bruker engelsk Outlook bytter du ut "Opprinnelig melding" med "Original message".
intSjekklengde = InStr(1, strMelding, "Opprinnelig melding")

If intSjekklengde = 0 Then intSjekklengde = Len(strMelding)

'Hvis vi har skrevet "vedlegg", "vedlagt" eller "lagt ved" har vi nok tenkt til å legge til en fil.
intFunnet = InStr(1, Left(strMelding, intSjekklengde), "vedlegg") + _
InStr(1, Left(strMelding, intSjekklengde), "vedlagt") + _
InStr(1, Left(strMelding, intSjekklengde), "lagt ved")

intAntallVedlegg = Item.Attachments.Count

If intFunnet > 0 And intAntallVedlegg <= intStandardAntallVedlegg Then

m = MsgBox("Sikker på at du vil sende?" & vbCrLf & vbCrLf & "Det ser ut til at du mangler vedlegget.", vbQuestion + vbYesNo + vbMsgBoxSetForeground)

If m = vbNo Then Cancel = True

End If

handleError:

If Err.Number <> 0 Then
MsgBox "Outlook Attachment Reminder Error: " & Err.Description, vbExclamation, "Outlook Attachment Reminder Error"
End If

End Sub

Lagre og sørg for at makroer er aktivert i Outlook (verktøy->makroer->sikkerhet). Resultatet blir nå at hvis du prøver å sende en epost der du har skrevet enten "vedlegg", "vedlagt" eller "lagt ved", vil du få en advarsel om at eposten ikke har noe vedlegg.

Hva er ditt beste Outlook-tips? Bruk gjerne debatten under.

Tips en kollega om denne artikkelen!