Finn fram i epost-kaoset

Drukner du i epost, og finner aldri det du leter etter? Her er noen effektive hjelpemidler.

I vårt moderne informasjonssamfunn er det sjeldnere og sjeldnere noe problem å få informasjon, problemet er heller å sile ut hva som er viktig og riktig, samt finne fram til akkurat den informasjonen du trenger, i det øyeblikket du trenger den. For de av oss som ikke er veldig systematisk anlagt kan det ofte by på utfordringer.

Personlig sletter jeg for eksempel aldri en epost. Alt blir tatt vare på, men ingenting blir sortert. I skrivende stund har jeg 26 834 elementer i innboksen min, og det er kun epost jeg har mottatt så langt i år. All epost fra tidligere år ligger lagret i Outlook .PST-filer på harddisken (og jeg har selvsagt også tatt backup i tillegg).

Kom til nytte

Totalt dreier det seg om rundt 226 000 eposter jeg har mottatt eller sendt de siste åtte årene. Selv om svært mye kunne ha vært slettet for lenge siden, har det hendt mange ganger at jeg har priset meg lykkelig over at jeg ikke har vært hard på slette-knappen.

Som for et par år siden, da en stor leverandør av skjermer plutselig hevdet at de ikke hadde registrert retur på en rekke skjermer vi hadde lånt til test.

Til tross for at det var gått ett helt år siden testen, fant jeg kvitteringen fra budbilfirmaet på 10 sekunder.

Effektiv løsning

Hemmeligheten ligger selvfølgelig i at all epost og innholdet i dem er indeksert og søkbart. For de fleste holder det, men det finnes også løsninger som setter tingene mer i system, og sorterer eposten og kontaktene dine slik at du ikke bare finner den aktuelle eposten du leter etter, men også relaterte eposter, filvedlegg og involverte mottakere.

For å ta det enkleste først, indeksering, så finnes det en rekke gode og gratis løsninger. Microsoft har sin egen Windows Search 4.0, som integreres tett i operativsystemet. Fra en egen søkeboks på oppgavelinjen kan du søke i innhold i eposter og filer du har liggende på harddisken, og resultatene dukker opp umiddelbart.

Bruker du Windows Vista er både Windows Search indekserte søk godt integrert i operativsystemet, blant annet ligger det en søkeboks øverst i Utforsker og andre programvinduer, og du kan også filtrere søkeresultatene:

Vis mer


Bruker du Outlook 2007 som epostklient, er det en god grunn til å la Windows Search sørge for indekseringen. Søk pågår mens du skriver, og resultatet vises med én gang:

Vis mer


Windows XP-brukere må laste ned Windows Search manuelt, eller via Windows Update.

Hvis du derimot stoler mer på Google når det gjelder å finne fram til relevant informasjon, bør du ta en titt på deres Desktop Search. Her vises søkeresultatene som seg hør og bør, i nettleseren:

Vis mer


En tredje indekseringsløsning vi har sansen for, er X1 Desktop Search, tidligere Yahoo! Desktop Search.

Her foregår søket i en egen applikasjon, og du kan sortere og filtrere søkeresultatene på en rekke måter. Her støttes ekstremt mange formater, og resultatene kan enkelt forhåndsvises. Også her leter programmet mens du skriver i søkefeltet, og du kan også slette eposter direkte gjennom dette grensesnittet:

Vis mer


X1 Desktop Search kan lastes ned som 30 dagers prøveversjon, men kan også brukes etter prøveperioden utløper, riktig nok med litt nedgradert funksjonalitet (men fortsatt godt nok for folk flest). Det enkleste er å laste klienten ned fra Snapfiles.

Vi må heller ikke glemme Copernic når vi snakker om indeksering av epost. Deres Desktop Search er både brukervennlig og rask, men koster penger dersom du trenger mer avanserte indekseringsmuligheter:

Vis mer


Du finner mer informasjon om Copernic Desktop Search her

Setter eposten i system

Det finnes også noen andre løsninger som er litt mer sofistikerte, et par av dem som er myntet på Outlook-brukere er spesielt interessante. Den første heter Xobni (Inbox bakvendt), og er tidligere omtalt her på DinSide. Xobni legger seg som en egen kolonne til høyre i epostvinduet:

Vis mer


Klikker du på en epost, forteller Xobni deg først hvor mange eposter du har mottatt og sendt til avsenderen, og når på døgnet kommunikasjonen med vedkommende har foregått. Har du hatt mye kontakt med avsenderen, kan denne statistikken for eksempel fortelle deg når personen ikke bruker å være tilgjengelig.

Deretter gir Xobni deg kontaktinformasjon, inkludert telefonnummer til vedkommende, samt snarveier til å opprette en avtale eller sende en epost. Kontaktinformasjonen skal Xobni være i stand til å ekstrahere selv fra epostene, enten fra signaturer eller nummer som går igjen.

Sist, men ikke minst

Nelson Email Organizer Free er også et program som er verdt å sjekke ut. Programmet installeres ved siden av Outlook, indekserer all eposten, og lager forskjellige oversikter for deg basert på innhold og avsender. En betal-versjon gir deg i tillegg en rekke andre innfallsvinkler. Søk skjer dessuten meget raskt i N.E.O:

Vis mer


Du finner mer informasjon om N.E.O. og kan laste det ned herfra.

(Artikkelen ble publisert første gang november 2008. Oppdatert og republisert 6. juni 2009)

Les også:
Finn et tidspunkt som passer for alle
Aldri mer fylle-mail
Supersmarte epost-triks